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面對電子郵件成堆,別說你還在手動分類管理

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據相關報告顯示:截止2017年12月,活躍的中國政企機構獨立郵箱域名約為500萬個,中國境內企業級電子郵箱活躍用戶規模約為1.2億。由此可見,電子郵箱在企業辦公應用中已成為不可或缺的重要環節,并且企業郵箱的普及性和重要性也在逐年增長著。

據相關調查分析:某調查公司要求被調查的企業描述一下他們當前的電子郵件歸檔解決方案時,只有24%的回答者了解并提到了電子郵件歸檔產品或解決方案,而有多達76%的企業還不了解電子郵件歸檔。

 

伴隨著郵件的日常應用,所產生的郵件數據量日趨增多。電子郵件在企業間進行著各式各樣的合作,已經成了企業間信息傳輸的重要橋梁,保證著企業間更好的相互合作,同時也拉近了人與人的關系。目前國內企業對內容管理已越來越重視,但對電子郵件歸檔的意識還相對薄弱,或搞不清楚郵件歸檔與備份的區別。

 

什么是云歸檔?

 

針對海量數據的應用,對數據進行有效的遷移和管理。將企業郵箱和即時消息數據,通過云通信歸檔系統把他們備份到低成本的存儲硬件上,使之存于日常的備份窗口外,當需要時,可以即時獲取所需數據并快速搜索。

根據企業用戶需求,對全域用戶收發郵件和即時消息進行在線歸檔、長期保留并允許實時搜索與訪問,保持了郵件、即時消息信息的原始狀態,方便企業用戶日后法規審計,實現了歷史郵件、即時消息數據可追溯。

 

云歸檔有哪些功能?

 

歸檔策略:根據公司情況按用戶歸檔;可選持續歸檔,或按期限滾動歸檔。想歸多就歸多久;可選歸檔數據類型,郵件、即時消息都能歸檔。

數據檢索:郵件檢索,根據豐富的搜索條件檢索郵件更高效。郵件檢索結果,支持導出,郵件保全,郵件公證。

公證保全:給重要的歸檔郵件開啟保全,開啟保全的郵件不會因歸檔策略變化或其它原因被刪除,讓重要的郵件永久保存。

日志審計和權限管理:

權限管理:支持創建子管理員,給管理員分配不同權限。
日志審計:每位管理員的操作都有詳細日志記錄。支持按操作時間、操作人、操作內容快速查詢,并按查詢條件導出日志。

 

郵件歸檔對用戶有何價值?

 

1、實時全面歸檔郵件數據

對電子郵件系統所產生的每一封郵件均進行實時、全面歸檔,并長時間留存。當郵件數據發生丟失、損壞時,可隨時進行單封郵件或批量郵件恢復。

2、隨時檢索調閱歸檔數據

可隨時檢索或調閱歷史歸檔郵件并且提供多種檢索方式,提供多元素、多條件等復合條件檢索功能來滿足實時調閱并展現和恢復郵件數據的需求。

3、完整還原郵件數據真相

獨立的審計權限管理體系,可在保證數據私密性的前提下對郵件系統產生過的數據進行真實還原或取證,提供有效的第三方電子舉證。

4、減輕郵件服務器負擔

郵件歸檔產品的引入,可以有效保護了電子郵件數據安全。原有郵件系統存儲空間無需持續擴展。有效節省了郵件存儲資源,并減輕了郵件服務器的負擔。

5、構筑郵件數據災備堡壘

當郵件系統發生數據災難性故障時,可通過郵件歸檔系統對數據進行恢復,有效規避了郵件數據丟失的風險。

6、全面遵從上市內控法規

滿足上市法規及各種行業法規對于郵件數據的留存、檢索、內控等要求,全面遵從《公務電子郵件歸檔及管理規范》、《企業內部控制基本規范》及信息安全等級保護管理等對單位電子郵件數據管理相關的要求。

  

在這里,我們建議企業應像重視企業內容管理ECM一樣,充分意識到電子郵件是企業最為核心的數字資產,重視企業電子郵件數據的歸檔與管理,并盡快選擇與部署成熟的電子郵件歸檔產品-263云歸檔。

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